L’efficacia di uno strumento si intuisce dalla sua frequenza di utilizzo. Più problemi risolve, più saremo portati a utilizzarlo per sfruttare completamente i suoi vantaggi. Vediamo qui sotto la lista dei 7 vantaggi di GoAnywhere MFT, il software per il trasferimento di file gestito che semplifica e protegge i quotidiani scambi aziendali di dati, file e informazioni.
1. Secure Form per la raccolta delle informazioni
Con il modulo Secure Form è possibile standardizzare la raccolta e gestione delle informazioni, semplificando l’avvio dei processi per clienti e partener commerciali. Questa caratteristica permette agli utenti di inviare file e informazioni attraverso moduli personalizzati (facilitando le pratiche per istituti bancari, assicurazioni, customer service e altri ancora).
Gli amministratori di sistema non avranno problemi nel progettare e caricare i Secure Form di GoAnywhere, che lato utente sono semplicissimi da compilare. Dopo aver inviato i dati attraverso una connessione HTTPS e dopo la loro crittografia con metodo AES 256-bit, i processi (Project) ad essi collegati saranno subito eseguiti nel vostro ambiente GoAnywhere. A seconda delle necessità potete impostare i vostri progetti Secure Forms per:
• Convalidare i dati inviati
• Aggiungere i dati direttamente a un database o spostarli a un’altra applicazione integrata tramite API (web service SOAP o RESTful)
• Cambiare i formati dei dati (xml, csv,…)
• Inviare notifiche all’interno o all’esterno dell’azienda, includendo un riepilogo dei dati raccolti
Secure Form può essere utilizzato per:
- ridurre il numero dei formati dei dati in entrata, limitando la dispersione
- recuperare informazioni confidenziali in modalità protetta
- creare un flusso di lavoro per cui i dati in ingresso vanno direttamente al destinatario appropriato, sulla base dei requisiti impostati.
2. Workflow avanzati che lavorano al posto vostro
I Progetti o Workflow sono flussi di lavoro composti da una serie di compiti che GoAnywhere svolge per recuperare, tradurre e inviare i vostri dati, in aggiunta a qualsiasi altra funzione possiate immaginare. I Workflow avanzati fanno ancora di più, arrivando ad azioni di livello superiore.
Tra i molti vantaggi legati all’utilizzo di questo tipo di funzioni possiamo elencare:
- Dopo aver impostato un progetto una prima volta, GoAnywhere MFT lo memorizzerà e potrà eseguire ogni singola azione ogni volta che avrete bisogno di lanciare quel particolare workflow.
- I workflow avanzati utilizzano un sistema drag-and-drop che rende molto facile costruire nuovi flussi o correggere quelli esistenti. Anche senza una formazione da programmatori, gli utenti potranno costruire un Progetto dall’inizio alla fine.
- Esistono più di 100 azioni predefinite, detti task, disponibili nella libreria dei Workflow avanzati, da combinare in tutte le possibili varianti per configurare facilmente i vostri processi di trasferimento file quotidiani.
3. Automatizzare Progetti e Workflow con i trigger
Non solo i Progetti possono farvi risparmiare tempo raggruppando più azioni insieme, ma potrete inoltre ottimizzarli tramite i trigger. Se per esempio avete bisogno sia di validare i dati all’interno dei file caricati sia di estrarli basandovi sul contenuto, potete impostare un Workflow che svolga entrambe le azioni per voi e poi inserire un Trigger che richiami quel workflow ogni volta che un utente carica un nuovo file.
I Trigger monitorano il verificarsi di un dato evento per eseguire un determinato processo di invio o ricezione di file ed ogni azione prevista, senza interventi manuali. Ci sono dozzine di eventi gestiti dalla funzionalità di Trigger in GoAnywhere MFT, dandovi la flessibilità necessaria per definire workflow automatici per qualsiasi necessità.
4. Analisi dei dati e Reporting avanzato
Il sistema di Reporting avanzato serve per accedere a informazioni sensibili in modalità protetta e scaricarle come PDF per una più facile condivisione. Nel programma sono già disponibili numerosi report standard ma potrete sempre crearne di nuovi, personalizzati, e farli girare sulla base delle vostre necessità aziendali, per esempio per raccogliere dati su un account user, l’ultimo aggiornamento password, la prossima data di scadenza della password e altro ancora.
5. Automazione anche remota tramite gli agenti
Gli Agenti di GoAnywhere MFT, applicazioni software leggere, possono essere installati nelle sedi remote o utilizzati all’interno dei data center, per sincronizzare le consegne dei file o eseguire processi di spostamento dei dati da e vero il cloud.
Gli Agenti sono la soluzione perfetta per semplificare i file transfer in tutta la vostra azienda, specialmente se avete bisogno che la stessa operazione avvenga simultaneamente in più sedi. Tra i vantaggi possiamo citare la riduzione del rischio dell’errore umano, perché svolgono i compiti ripetitivi al posto dei vostri responsabili IT, dandovi in più un’amministrazione centralizzata dalla quale controllare i workflow.
Se state lavorando in un ambiente ibrido, gli Agenti possono esservi d’enorme aiuto per mantenere i dati al sicuro, quando sono movimentati da e verso il cloud. Gli Agenti possono aiutarvi a risolvere i principali problemi della sicurezza in cloud, inclusi cybersecurity, crittografia, automazione e conformità.
6. Semplificazione della collaborazione
La condivisione dei file in GoAnywhere è disponibile in molte forme diverse ma se avete bisogno di sistemi veloci per condividere file, queste quattro opzioni fanno per voi:
- Secure Folder: permette l’accesso a file e cartelle via web browser e la condivisione con utenti autorizzati via HTTPS.
- Secure Mail: permette l’invio di email con file riservati agli aventi diritto, in modalità protetta. Secure Mail è disponibile sia nella versione web mail sia con il plugin per Outlook e serve per inviare documenti di qualsiasi dimensione o dati sensibili, traccia i destinatari e le aperture dei messaggi, limita i download. I documenti non vengono mai inviati direttamente al destinatario bensì si invia loro un link che permette un download sicuro dal server.
- GoDrive: È una funzione EFSS (Enterprise File Sync and Share) che serve per la collaborazione aziendale. Permette di condividere file e cartelle in modo sicuro, facendovi accedere alla cronologia delle revisioni, ai commenti e alla sincronizzazione dei file, per far scorrere il flusso dei dati aziendali senza intralci.
- App per cellulari: si può accedere a GoAnywhere da qualsiasi dispositivo mobile, grazie all’app per sistemi Apple o Android
7. La conformità del vostro ambiente IT
L’MFT può proteggere e mettere in sicurezza i vostri dati, quando li archiviate o li trasferite, ma c’è anche un ultimo compito da non dimenticare: dovete anche assicurarvi che tutti gli scambi si svolgano nel rispetto delle policy aziendali o di settore e dimostrarlo.
Banche, istituti di credito, società che lavorano nel settore delle carte di pagamento oppure aziende sanitarie, autonoleggi, assicurazioni: tutte, prima o poi, trattano dati confidenziali, documenti di identità o informazioni personali e riservate. Come proteggere queste comunicazioni?
Assicuratevi di avere un approccio olistico alla sicurezza, che includa anche le normative quali GDPR, PCI DSS, SOC 2 o altre ancora. GoAnywhere MFT dispone di repertori per assicurarvi la conformità necessaria alla vostra attività. Al link una veloce panoramica delle più comuni normative e delle opportunità offerte dal nostro software.
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