Secure Mail è un modulo di GoAnywhere MFT che abilita gli utenti ad inviare messaggi e file allegati come “pacchetti” sicuri e criptati.
I destinatari riceveranno un’email con un collegamento univoco a ciascun pacchetto per scaricare il messaggio e i file tramite una connessione HTTPS sicura. Questa è un’ottima alternativa alla normale email poiché non ci sono restrizioni su dimensioni, quantità o tipi di file. Una Secure Mail inoltre può essere inviata a più persone contemporaneamente ed ogni destinatario riceverà un link univoco per maggiore sicurezza e tracciabilità. I pacchetti (messaggio + allegati) contenenti informazioni riservate possono inoltre essere protetti tramite password per maggiore sicurezza.
Funzionalità di Secure Mail
- Invio di email sicure da interfaccia web o integrato in MS Outlook
- Supporto per allegati multipli che vengono inseriti in unico pacchetto criptato
- Nessuna limitazione di dimensioni o formato di file
- Opzioni personalizzabili di impostazione della scadenza o numero massimo di download
- URL del link generato in modo casuale per ogni pacchetto/messaggio utilizzando l’identificatore unico universale (UUID)
- Possibilità di rendere più sicura l’apertura del messaggio tramite password generata dinamicamente dal sistema o impostata dal mittente
- Il destinatario non necessita di chiavi o certificati
- I file vengono trasferiti tramite connessione HTTPS sicura
- Notifica opzionale di lettura dei messaggi al mittente
- In caso di necessità, possibilità da parte del mittente di revocare i pacchetti rendendoli inaccessibili ai destinatari
- Modelli personalizzabili per adattare il messaggio al proprio stile e policy (logo, colori, font,…)
- Log di tracciamento di tutte le operazioni sui messaggi (quando è inviato, ricevuto, aperto, quando vengono scaricati i file, ecc…)
Con GoAnywhere MFT installato all’interno della rete, l’azienda mantiene il controllo a livello locale delle impostazioni, dei pacchetti e sui log della posta sicura. I file rimangono sul sistema interno fino a quando non vengono scaricati dai destinatari; i file non vengono ospitati da terze parti o su cloud. Gli utenti per utilizzare la funzionalità, possono autenticarsi con Active Directory (AD), via LDAP o IBM i esistente all’interno della rete.
Come Funziona
Composizione di un messaggio
I messaggi possono essere composti tramite l’interfaccia web di GoAnywhere MFT o utilizzando il plug-in direttamente in MS Outlook. Con il plug-in di Outlook, l’utente compone normalmente il messaggio in Microsoft Outlook. Quando è pronto per l’invio, l’utente clicca sul nuovo pulsante “Invia posta sicura” per passare il messaggio attraverso il modulo di posta sicura di GoAnywhere. È possibile inoltre impostare regole per utilizzare automaticamente la posta protetta ogni volta che l’utente invia allegati di file di grandi dimensioni utilizzando il normale pulsante “Invia” di Outlook. Il plug-in di Outlook supporta Kerberos Single Sign-on per un’adozione più semplice da parte degli utenti.
Invio Secure Mail da Web
Invio Secure Mail da Ms Outlook
Selezione delle opzioni di sicurezza
L’utente può selezionare diverse opzioni per rendere più sicuro il messaggio e i suoi allegati.
Selezione dall’ interfaccia Web
Selezione da MS Outlook
Tutto sotto controllo…
Le opzioni e le impostazioni predefinite del messaggio possono essere controllate tramite le impostazioni globali. Ad esempio, si può disattivare amministrativamente la possibilità da parte dell’utente di includere le password nelle notifiche e-mail.
Notifiche email
Ogni destinatario di un messaggio di posta sicura riceverà una notifica via email.
La notifica mostrerà l’oggetto del messaggio, un riepilogo degli allegati e un link per scaricare i file presenti nel pacchetto.
I collegamenti inclusi nel messaggio saranno univoci per ogni destinatario per garantire la certificazione di ogni comunicazione.
Download sicuri
Quando un destinatario preme il link presente nella notifica email, si aprirà un pagina di downlaod via protocollo sicuro HTTPS. L’utente potrà quindi semplicemente premere sui file da scaricare o aprire.
Nel caso di messaggio protetto da password, prima di accedere, si dovrà inserire la password ricevuta.
Gestione
Le impostazioni di Secure Mail, dei pacchetti e i log vengono gestiti tramite l’interfaccia web amministrativa di GoAnywhere MFT.
Per risparmiare spazio disco, GoAnywhere MFT cancella automaticamente i pacchetti quando superano la data di scadenza o raggiungono il numero massimo di download.
Esempi di utilizzo
Secure Mail di GoAnywhere viene utilizzato per rendere sicuro, affidabile e controllato l’invio di file anche di grandi dimensioni utilizzando come tramite l’email per consegnare ai destinatari il link per scaricare o caricare i messaggi ed i file.
Di seguito alcuni esempi di implementazione che abbiamo realizzato.
In BlackBridge siamo i primi utilizzatori di Secure Mail come canale sicuro di comunicazione verso i clienti per trasmettere documentazione, presentazioni, offerte e ricevere in risposta gli ordini.
Le normali comunicazioni email infatti non garantiscono la protezione dei dati, né la conferma di consegna e lettura dei messaggi e degli allegati.
Un secondo metodo di utilizzo interessante, da parte dei nostri clienti, è quello per richiedere l’invio di documenti contenenti informazioni riservate o dati sensibili.
Ad esempio i documenti per polizze assicurative sugli infortuni/vita oppure per pratiche di finanziamento o mutuo.
Integrando Secure Mail con il modulo Secure Form di GoAnywhere è possibile ottenere processi personalizzati di caricamento di dati e file che innescano i Project o Flussi di GoAnywhere.
Il destinatario in questo caso riceverà un link ad una pagina web contenente un modulo da compilare che potrà includere anche l’opzione di caricamento di file.
All’invio dei dati ed eventuali allegati, partirà un Project di GoAnywhere che elaborerà i dati formattandoli ed inserendoli ad esempio in un database e sposterà i file in una cartella specifica. Questo è solo un esempio delle infinite possibilità della soluzione.
Per ulteriori informazioni sulle azioni possibili nei Project consultare la pagina Tasks.
Un’altra delle prerogative di Secure Mail è di non avere limiti nella dimensione e formato dei file che si possono inviare.
Combinando Secure Mail con GoFast/FileCatalyst (invio rapido di file su protocollo UDP) di GoAnywhere MFT, la soluzione diventa uno strumento perfetto per il trasferimento sicuro e veloce di media video o file di grandi dimensioni in quanto i file restano sul server locale fino a quando il destinatario non li scarica.
Secure Mail estende le capacità di base di GoAnywhere MFT integrandosi perfettamente nei Project/processi della soluzione.
Un ultimo esempio di utilizzo, non per importanza, che vogliamo citare è quello dell’automazione dell’invio protetto e periodico di documenti ai partner commerciali.
Integrando Secure Mail con GoAnywhere si possono creare Project che dopo aver recuperato i dati (da un database o da percorsi specifici), li formattano e li inviano con Secure Mail ai destinatari alla scadenza prestabilita, tracciando ogni trasferimento ai fini del controllo e della conformità con eventuali accordi.
