Ogni azienda si impegna in una qualche forma di scambio di informazioni, sia che si tratti di un negoziante che allega una fattura a un’email o che sia un ospedale che invia centinaia di dati relativi a pazienti tra vari reparti. Alcuni metodi per l’invio di file, come un semplice server FTP o un’app di condivisione file, appaiono come un sistema economico per gestire i file transfer. A lungo andare, comunque, le carenze di questi strumenti probabilmente costeranno alla vostra azienda decisamente di più rispetto all’investimento in una soluzione specializzata nel trasferimento managed file transfer (MFT).
Uno studio condotto dal gruppo Aberdeen ha rilevato che ogni file inviato “gratis” ha in realtà una probabilità dell’80% di costare denaro alla vostra organizzazione. Nei prossimi tre articoli analizzeremo i motivi per cui un software MFT offre alla vostra azienda un ROI migliore rispetto a qualsiasi altra soluzione di file transfer. Il primo argomento di cui discuteremo è il tempo che risparmierete con il managed file transfer.
Tutti sappiamo che il tempo è denaro e se mai siete stati lo sfortunato che deve trasferire manualmente i file tramite FTP, non ci vuole molta fantasia per immaginare che un software di trasferimento automatico dei file vi farebbe risparmiare un po’ di tempo a ogni scambio. Ma probabilmente non avete nemmeno pensato a tutti i modi in cui uno strumento di trasferimento di file elementare può farvi perdere ore preziose. Eccone alcuni esempi:
Gestire le eccezioni
Come in ogni processo, i file transfer non andranno sempre per il verso giusto. Anche se uno strumento semplice funzionerà nella maggior parte dei casi, inevitabilmente incontrerete quel problema occasionale che vi imporrà di spostare membri del vostro staff da progetti più importanti, per collaborare al file transfer. L’analisi di Aberdeen ha rilevato che coloro che non usano il Managed File Transfer hanno più del doppio di questi errori ed eccezioni rispetto agli chi usi MFT. Con uno strumento di file transfer da una sola funzione, l’operatore è singolarmente responsabile del buon esito del trasferimento e di fare ulteriori tentativi in caso di problemi. Una buona soluzione di Managed File Transfer ha più modi di affrontare i problemi che si presentano: ad esempio, il software potrebbe riconnettersi automaticamente e riprendere il trasferimento dei file dopo che si è verificato un problema con la rete.
Inoltre, la soluzione MFT vi darà visibilità sullo stato dei trasferimenti di file automatizzati e vi farà sapere se qualcosa non funziona. Ciò vi consentirà di affrontare subito l’eventuale problema e tornare ai vostri lavori più strategici in tempi brevi. Uno strumento più semplice o uno script di base possono farvi perdere ore solo per cercare di capire cosa è successo ai vostri file.
Aggiornamenti e modifiche
Una diffusa soluzione per il file transfer sono gli script personalizzati. All’inizio sembra un’opzione comoda. La vostra azienda ha bravi programmatori e non è troppo complicato creare uno script FTP fatto in casa che svolga il compito. Le prime volte magari avrete bisogno di una modifica o di una nuova funzionalità e neanche questo è difficile. Ma molto presto la vostra azienda trasferirà migliaia di file ogni giorno, la vostra soluzione “casalinga” avrà gravi lacune nella gestione degli errori, nella sicurezza e negli audit log necessari: l’aggiornamento del vostro intricato sistema di script vi costerà assai caro in termini di ore di programmazione. Oppure può darsi che il creatore originale degli script abbia lasciato l’azienda e quelle ore saranno perse solo per capire come funziona il tutto.
Il Managed file transfer ha le funzionalità per soddisfare le necessità sempre più complesse della vostra azienda in crescita. Potete contare sul fatto che continuerà ad essere aggiornato quando necessario e che gli aggiornamenti non richiederanno la stessa competenza tecnica invece necessaria per creare uno strumento custom in azienda.
Requisiti di conformità e audit
La memorizzazione e il monitoraggio degli audit log sono fondamentali per essere conformi con le normative PCI DSS, HIPAA, le leggi statali sulla privacy e altro ancora. Una soluzione di file transfer gestita memorizzerà dettagliati audit log per ogni attività di trasferimento file e per le attività amministrative; fornirà inoltre tali dati in un formato facilmente accessibile agli utenti autorizzati. Se siete costretti legalmente a raccogliere queste informazioni, non c’è risparmio di tempo maggiore dell’implementazione di un software di file transfer che memorizza i dati automaticamente.
In più, i requisiti di conformità possono sempre cambiare o possono essere introdotte nuove normative. Mentre voi potreste già avere in corso un processo per conformarvi alle normative vigenti, il Managed File transfer vi offre la flessibilità necessaria per rispondere ai nuovi requisiti di sicurezza, senza creare troppo lavoro aggiuntivo e impegnativo.
Evitare il downtime
Anche un solo minuto di downtime non pianificato del sistema costa a un’azienda una media di $ 5.600. Pensate al costo di più ore! Assicuratevi che i vostri file transfer continuino a funzionare anche se un server si arresta, implementando un software MFT che preveda il clustering. Questo significa avere un gruppo di server collegati che funzionano contemporaneamente, ognuno con l’installazione del vostro strumento MFT che condivide lo stesso set di configurazioni e account dei partner commerciali. I server in cluster sono in costante comunicazione tra loro, quindi se uno fallisce i restanti sistemi nel cluster continueranno a servire i partner commerciali. Al ritmo sostenuto delle aziende di oggi, non potete permettervi di lasciare in attesa le vostre transazioni aspettino mentre lavorate affinché i vostri sistemi tornino di nuovo operativi.
Ogni minuto che la vostra azienda spende per fronteggiare le emergenze , scrivere script personalizzati o compilare rapporti di audit è un minuto perso, che poteva essere dedicato al lavoro che invece porta profitti.
Vi interessa saperne di più sul ROI di Managed File Transfer? A breve sarà online la prossima puntata della nostra serie: Non esistono pasti gratis, 2a parte: Sicurezza economica.
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