SEI AREE IN CUI SFRUTTARE UN SOFTWARE DI RPA

Quando si sentono per la prima volta i principali vantaggi della RPA – Robot Process Automation, aumento della produttività e maggior precisione, si vorrebbe subito iniziare ad adottarla. I software di RPA consentono di gestire ed ottimizzare attività manuali ripetitive, alleggerendo il carico di lavoro e permettendo di concentrarsi su progetti a valore aggiunto. Pensa quanti compiti all’interno della tua organizzazione potresti far svolgere ad un software di RPA…

Tuttavia il modo migliore per approcciare la RPA è quello di concentrarsi su un’area specifica prima di passare ad altri reparti o processi aziendali. Una volta che inizierai a vedere i risultati, potrai espandere la tua strategia di RPA coinvolgendo altri colleghi e altri reparti dell’organizzazione.

Per questo motivo abbiamo identificato sei aree chiave tra cui scegliere per iniziare a sfruttare al meglio una soluzione di RPA – Robot Process Automation.

#1 Automazione dei servizi IT

Sembra un compito banale resettare la password di un utente che ha ricevuto il promemoria di modifica. Ma se pensiamo al “dietro le quinte”, il team IT è responsabile di effettuare questo task non solo per il singolo, ma l’intera azienda. Il reparto IT potrebbe concentrare il proprio lavoro su progetti più importanti, invece di portare a termine queste attività ripetitive. Adottando un software di RPA si potrebbero rendere automatiche le risposte a richieste comuni come reimpostare le password. Sempre con una soluzione di RPA è possibile anche monitorare i sistemi, ricevendo notifiche automatiche in tempo reale su eventuali problemi, creare report e analizzare i servizi IT. In questo modo il team IT è libero di concentrarsi su attività più importanti come mantenere i sistemi operativi e funzionanti.

#2 Automazione delle risorse umane

Coloro che si occupano di risorse umane dovrebbero essere interamente concentrati sulle persone: reclutarle, formarle e assicurarsi che abbiamo successo all’interno dell’azienda. Purtroppo però il più delle volte il personale dell’ufficio HR spreca le proprie giornate a produrre e gestire documentazione cartacea. I software di RPA costituiscono un valido aiuto nelle attività che vanno ripetute per ogni nuovo assunto. Grazie al RPA è possibile automatizzare i processi di provisioning dei nuovi utenti, integrandosi con Active Directory per velocizzare l’onboarding, l’offboarding o la gestione degli account. È inoltre possibile analizzare i dati estratti dai moduli di assunzione o dei benefit, gestire in automatico le email ed integrare ogni flusso di lavoro lungo il ciclo di vita dei dipendenti all’interno dell’azienda. In questo modo il team delle risorse umane sarà libero di concentrarsi su ciò che sanno fare meglio: lavorare con le persone.

#3 Estrazione automatica dei dati

Se gestisci un volume elevato di dati, una soluzione di RPA può colmare le lacune tra le applicazioni aziendali o i database e facilitarne l’estrazione e la manipolazione. Ottieni il massimo dai tuoi dati grazie ad un software di RPA che è in grado di sfruttarli indipendentemente dalla loro collocazione (on-premise o in cloud). Un software di RPA può integrarsi ovunque con i tuoi dati: web browser, CSV, database, Microsoft Excel e persino applicazioni di posta elettronica come Microsoft Exchange o Gmail. Utilizzando una soluzione di RPA potrai rapidamente ed in maniera automatica organizzare i tuoi dati in modo da concentrarti solo sulla parte di analisi.

#4 – Automazione del trattamento dei reclami

Precisione e velocità sono fondamentali per l’elaborazione delle richieste. Spesso la gestione dei reclami richiede un gran quantitativo di documenti cartacei e la gestione di complicati flussi di lavoro, spesso soggetti a errori che rallentano il processo di definizione delle richieste. Grazie ad una soluzione di RPA è possibile semplificare ogni passaggio del processo di gestione dei reclami – elaborazione dei moduli, convalida dell’idoneità, notifica del risultato della richiesta, eventuale pagamento e altri passaggi necessari alla corretta gestione. Grazie all’automatizzazione consentita dalla RPA i potenziali errori umani vengono virtualmente eliminati consentendo non solo di elaborare le richieste più velocemente, ma in modo più accurato.

#5 – Automazione dei pagamenti ai fornitori

Nessuno è felice quando i pagamenti avvengono in ritardo. Quando i fornitori devono essere saldati la richiesta di efficienza e rispetto delle scadenze spesso aumentano la pressione sugli uffici preposti. Grazie ad una soluzione di RPA è possibile elaborare le fatture automaticamente al loro arrivo, sia che arrivino in formato elettronico (email, PEC SDI ecc) sia in forma cartacea (digitalizzati tramite scanner); i sistemi di RPA sono in grado di estrarre e manipolare i dati necessari alla corretta gestione di tutto il processo di acquisizione e registrazione delle fatture. Tutte le Società hanno delle caratteristiche peculiari per la gestione e registrazione delle fatture, non standardizzabili in un unico processo comune. Grazie alla flessibilità del sistema è possibile configurare flussi di lavoro personalizzati per gestire i flussi di lavoro per adattarsi al sistema contabile specifico della vostra organizzazione. Quando automatizzate questi processi, aumentate l’accuratezza e l’efficienza del processo stesso, eliminando possibili errori e garantendo il rispetto delle scadenze.

#6 – Automazione dei Call Center

Gli addetti dei call centre hanno un unico obiettivo – offrire la migliore assistenza possibile ai clienti. Per raggiungere quest’obbiettivo, gli operatori devono avere a disposizione il maggior numero di informazioni disponibili su ciascun cliente che contattano ancora prima che la telefonata abbia inizio. Ma se i dati dei clienti si trovano su sistemi differenti? Un flusso di lavoro gestito tramite RPA può accedere rapidamente a più sistemi, come un CRM o ERP, estrarre, analizzare ed elaborare la cronologia degli ordini ed eventuali altri dati utili all’operatore. I software di RPA possono inserire automaticamente gli ordini direttamente nei gestionali evitando la necessità, da parte degli operatori, di doverli immettere manualmente. Tutto ciò permette agli operatori di risparmiare tempo, fornendogli le informazioni di cui hanno bisogno e completando l’immissione dei dati automaticamente, e di concentrarsi sull’aiutare i clienti.

Quando si introduce in azienda un software di RPA è importante avere ben chiara in mente una strategia e una roadmap relativamente agli obbiettivi da raggiungere per ottenere i risultati desiderati. È importante focalizzarsi e investire le proprie energie nel razionalizzare un’area specifica e solo successivamente espanderne i confini ad altri dipartimenti e processi.

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