In attesa del webinar del 21 aprile 2023 (i dettagli li trovate qui) ripubblichiamo una serie di articoli introduttivi al Managed File Transfer. Se pensate che i vostri trasferimenti di file stiamo diventando troppo complicati o che il tempo speso dalle vostre persone sia eccessivo, l’MFT potrebbe essere la soluzione che state cercando.
Premessa
Tutte le aziende si trovano a dover scambiare informazioni, che si tratti del piccolo negozio che invia una fattura via mail o di un ospedale che sposta centinaia di cartelle cliniche ogni giorno tra i vari reparti. Alcuni metodi di invio e ricezione di file, come l’FTP oppure un’app di file sharing, possono sembrare un modo economico di effettuare questi scambi. Nel lungo periodo, tuttavia, le carenze di questi strumenti avranno un costo per la vostra azienda, ben più significativo dell’investimento in una soluzione completa di Managed File Transfer.
Qui parleremo delle ragioni per cui L’MFT vi permette un ROI migliore di qualsiasi altro metodo di trasferimento di file gestito. Da server a server, da persona a persona o in qualsiasi altra combinazione, lo scambio di file e dati sarà più semplice, gestibile ed efficace. Iniziamo ad analizzare l’impatto positivo di una soluzione di Managed File Transfer sul tempo. Nei prossimi articoli andremo a vedere i benefici per i costi aziendali e infine concluderemo con la scalabilità.
1 – Il Managed File Transfer vi fa risparmiare tempo
Gli strumenti legacy di trasferimento di file e i processi manuali possono far sprecare costose ore di lavoro. Le aziende hanno bisogno di superare questi metodi di file transfer tradizionali e puntare a una soluzione automatizzata. Una volta impostate le caratteristiche dei vari lavori, sarà il sistema ad avviare automaticamente la ricezione e l’invio dei file, senza bisogno di dedicare persone ai singoli lavori.
2 – Il problema delle eccezioni
Come per tutti i processi, i vostri trasferimenti di file non andranno sempre bene. Anche se uno strumento di base potrà funzionare nella maggior parte dei casi, finirete inevitabilmente per avere quel singolo problema occasionale che vi richiederà di sottrarre persone dal vostro staff, trascurando progetti prioritari, per far sì che i file vengano consegnati. Chi non usa il Managed File Transfer ha più del doppio delle probabilità di errori ed eccezioni rispetto a chi invece lo usa. Con uno strumento per il solo trasferimento di file, l’operatore è responsabile soltanto del controllo dell’avvenuto trasferimento e di riprovare se per caso questo si interrompe.
Una buona soluzione di managed file transfer può invece fronteggiare più evenienze, per esempio il software potrebbe automaticamente riconnettersi e riprendere un trasferimento che si è fermato a metà. La soluzione di Managed File Transfer vi darà visibilità sullo stato dei file transfer automatizzati e vi permetterà di sapere se qualcosa non ha funzionato. Così potrete intervenire subito e dedicarvi a compiti più strategici quanto prima. Uno strumento di base o uno script possono farvi perdere del tempo anche solo per capire che cosa è successo ai vostri file.
3 – Upgrade e modifiche
Gli script personalizzati sono comunemente usati per la movimentazione dei file. Può sembrare una soluzione pratica, all’apparenza: in azienda ci sono bravi programmatori e non è poi così difficile creare in casa uno script FTP che svolga il compito. Le prime volte potresti aver bisogno di una modifica o di una nuova proprietà, neanche questi sono problemi. Ma molto presto la vostra azienda inizierà a movimentare migliaia di file ogni giorno e la vostra soluzione autoprodotta si rivelerà carente in più aspetti: gestione degli errori, sicurezza e funzionalità di registrazione. Mantenere aggiornato un numero di script crescente vi costerà parecchie ore di lavoro dei programmatori. Si dà anche il caso che il creatore dello script lasci l’azienda e altrettante ore andranno perse solo per capire come funziona il sistema.
Il Managed File Transfer ha tutte le caratteristiche di cui avete bisogno nel momento in cui le vostre necessità di scambio dei dati diventano più complesse. Saprete che sarà continuamente aggiornato quando necessario e che gli upgrade non richiederanno le stesse competenze tecniche richieste da strumenti creati internamente.
4 – Le richieste di conformità e di audit
Dettagliate informazioni di audit devono essere archiviate e tracciate per essere conformi con le normative PCI DSS, HIPAA, regolamenti nazionali e internazionali sulla privacy. Una soluzione di Managed File Transfer conserverà i dati di audit per tutti i trasferimenti di file e per le attività amministrative; fornirà inoltre quei dati in un formato facilmente accessibile, ai soli utenti autorizzati. Se siete obbligati per legge a conservare questo tipo di informazioni non esiste sistema migliore per risparmiare tempo che dotarsi di un software per il file transfer gestito, che archivia automaticamente tutto quello che serve per la conformità.
Inoltre le normative possono sempre cambiare o possono esserne implementate di nuove. Anche se avete già un processo per adeguarvi alle normative vigenti, l’MFT garantisce la flessibilità per reagire a nuove richieste di sicurezza senza creare ulteriore, impattante lavoro.
5 – Evitare i downtime
Quanto costa all’azienda un’ora di blocco non previsto del sistema? Se volete farvi un’idea, qui trovate qualche dato. Se volete tutelarvi da questi rischi, proteggete i vostri trasferimenti di file anche se il server smette di funzionare, usando il Managed File Transfer che implementa il clustering attivo-attivo. Questo significa che avrete un gruppo di server che lavorano contemporaneamente, con ogni installazione del vostro MFT che possiede lo stesso insieme di configurazioni e collabora con gli account dei partner commerciali. I server compresi nel cluster sono in costante comunicazione tra loro, così che se uno si ferma il resto del sistema continua a servire fornitori e clienti. Per mantenere il passo delle attività, non potete permettervi di lasciare le transazioni in attesa mentre vi dovete occupare di far ripartire il sistema.
Ogni minuto che gli addetti non impiegano a coprire emergenze, scrivere script autoprodotti o compilare report per l’audit è un minuto che può essere utilizzato per il lavoro che fa davvero crescere la bottom line.
Chiamateci al numero 02 87366438 per vedere GoAnywhere Managed File Transfer di Fortra in azione. Chiedeteci una demo.