Contabilità fornitori, elaborazione delle fatture e RPA

Contabilità fornitori, elaborazione delle fatture e RPA

L’elaborazione delle fatture è uno dei compiti aziendali più conosciuti. Considerata la prima responsabilità del reparto Contabilità Fornitori, l’elaborazione delle fatture include una serie di mansioni che comincia quando si riceve una fattura da un fornitore o da un vendor e finisce quando la fattura viene saldata e registrata nella contabilità aziendale. Sebbene sia uno dei compiti più critici e essenziali per qualsiasi attività, è anche una delle funzioni più ripetitive, legate a scadenze e dispendiose in termini di risorse.

In un articolo di CFO del 2015, che riporta i dati di uno studio condotto su circa 1.000 aziende, si scopre che c’è una grande differenza tra le aziende che si impegnano per semplificare la fatturazione e quelle che invece restano impantanate in lavori manuali e altamente dispendiosi in termini di tempo. In dettaglio lo studio scoprì che gli enti con un basso tasso di efficienza impiegavano due volte e mezza il tempo di quelle più efficienti, per ogni singola fattura; inoltre quasi tre quarti di tutte le società oggetto di studio sostenevano costi maggiori rispetto ai top performer per svolgere le medesime attività di elaborazione fatture. Il motivo: l’intervento manuale richiesto per processare le fatture.

L’elaborazione delle fatture ha fatto molta strada

L’elaborazione manuale delle fatture è un notevole investimento di tempo per la contabilità fornitori, anche nel caso di un processo semplicissimo. Smistare le fatture per farle approvare e connettere tutti i sistemi coinvolti richiede tempo che viene sottratto a compiti di maggior valore aggiunto, specialmente in presenza di significativi volumi di fatture da saldare. L’automatizzazione della contabilità fornitori e la RPA (Robotic Process Automation) hanno trasformato e velocizzato l’elaborazione manuale. Come indicato dallo studio sopra citato, queste risorse fanno la differenza, per le organizzazioni che vogliono ridurre in modo efficace la componente manuale del processo.

L’automatizzazione della Contabilità Fornitori con una soluzione di RPA quale Automate, rappresenta un investimento non solo per il tempo che fa risparmiare ma anche per ottenere eventuali sconti legati alla data del saldo, per evitare penali per pagamenti in ritardo e per l’inestimabile certezza di sapere che le vostre fatture saranno elaborate senza errori e a scadenza. Sfruttare questo tipo di gestione digitale di documenti e processi per la fatturazione vi assicura che il vostro reparto contabilità diminuirà il data entry manuale, ridurrà il tempo passato a cercare fatture e eviterà al personale l’abbinamento con i singoli ordini d’acquisto, facendo risparmiare all’azienda tempo e denaro.

È arrivata l’era della fatturazione intelligente

I modi per ridurre il peso dell’elaborazione fatture non finiscono qui. La chiave per sprigionare la vera potenzialità dell’automatizzazione delle fatture è l’intelligenza artificiale con il machine learning non supervisionato, che insieme possono gestire dati semi-strutturati spesso presenti in fatture o ordini.

Facciamo un passo indietro per capire come funziona. Oggi nelle aziende ci sono due tipi di dati, strutturati e semi-strutturati, e sono ben diversi. I dati strutturati sono quelli con cui abitualmente lavorate. Sono organizzati, definiti in modo univoco, quantitativi e analizzabili. Pensate a una cartella Excel. L’RPA classica è specializzata per il lavoro con questi dati. I dati non strutturati, invece, sono quelli tipicamente qualitativi. Sono spesso difficili da interpretare e analizzare perché non hanno una struttura predefinita.

L’uso dell’AI e del machine learning aiuta a estrarre contenuti da dati e documenti semi-strutturati o non strutturati. Proprio come nelle vostre fatture. Le aziende possono usare l’intelligenza artificiale nell’elaborazione delle fatture per eliminare passaggi costosi quali la classificazione dei documenti, il data entry manuale e l’analisi dei documenti.

Questo succede perché l’elaborazione intelligente dei documenti si affida ad algoritmi di machine learning che permettono l’auto-apprendimento del sistema anche per documenti mai visti prima. Significa che il software impara quali dati della fattura deve memorizzare, diventando ogni volta più accirato. Abbinare questo processo con un affidabile sistema di classificazione e categorizzazione, che sfrutta l’intelligenza artificiale, assicura un rapido disbrigo delle pratiche, permettendovi di saltare il data entry manuale nel vostro sistema ERP, diminuendo gli errori e gestendo in scioltezza anche grandi volumi di dati.

L’elaborazione intelligente delle fatture porta benefici concreti

Se una qualche parte del vostro processo di elaborazione fatture richiede un intervento manuale o di data entry, fate i conti di quante fatture elaborate ogni mese. Quante persone ogni mese fanno questo lavoro? Se non dovessero occuparsi delle fatture che cos’altro potrebbero fare? L’elaborazione intelligente riduce ritardi ed errori che sono frequenti in caso di attività manuali, elimina l’inserimento dati manuale e gestisce eventuali sconti per pagamenti anticipati.

Automate Intelligent Capture utilizza i migliori strumenti per l’elaborazione intelligente dei processi al fine di aumentare le potenzialità dell’RPA (inclusa la nostra migliore soluzione, Automate Plus) e lo fa utilizzando sia l’AI che le possibilità offerte dal machine learning. Ciò è possibile in quanto Automate Intelligent Capture apprende automaticamente quali siano i campi rilevanti delle fatture, utilizzando algoritmi di machine learning, eliminando le ore passate a costruite template. Cos’altro potrete fare, quando porterete l’elaborazione delle fatture al prossimo livello? Ecco qualche beneficio di cui la vostra attività e il vostro personale godranno:

  • Eliminerete la raccolta e distribuzione delle fatture e della relativa documentazione a supporto
  • Eliminerete il data entry manuale, inclusi riepilogo e singole voci
  • Avrete un inserimento più preciso dei dati di fattura nel vostro sistema ERP
  • Fatture processate senza ore di preparazione

Insieme a Automate di Helpsystems, la nostra soluzione di elaborazione intelligente dei documenti può ridurre l’inserimento dati manuale e i compiti associati all’elaborazione dal 60 al 90 per cento rispetto al presente. È tutto possibile, ma ci vuole la soluzione giusta per arrivarci.

Pronti a scoprire come la vostra azienda può sfruttare l’Intelligent Invoice Processing?

Permetteteci di mostrarvi che cosa si può fare con il potere dell’elaborazione intelligente e l’RPA: richiedeteci una dimostrazione per vedere Automate Intelligent Capture in azione